Allgemeine Hinweise

Auch im Ausland benötigen deutsche und ausländische Staatsangehörige gelegentlich Beglaubigungen (von Unterschriften, Handzeichen, Kopien oder Abschriften) und Beurkundungen, die von einer deutschen Behörde vorgenommen werden sollen oder gar müssen. Die nachfolgenden Informationen erläutern die beiden Begriffe und die Voraussetzungen für eine Beglaubigung und Beurkundung.

Kopien

Für die Bestätigung, dass eine Kopie oder Abschrift mit dem Original einer Urkunde übereinstimmt, muss das Original oder eine beglaubigte Kopie der Urkunde mit vorgelegt werden. Eine einfache Kopie kann nicht beglaubigt werden. Bitte legen Sie so viele Kopien vor, wie beglaubigt werden sollen. Mit der Beglaubigung wird keine Aussage zum Inhalt der Urkunde getroffen. Die Kopien werden vom Generalkonsulat gefertigt.

Die Gebühr für die Beglaubigung einer Kopie beträgt ca. 240 HKD.

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Unterschriften

Eine Unterschrift oder ein Handzeichen können beglaubigt werden, wenn sie vor dem Konsularbeamten vollzogen oder anerkannt wurden. Deshalb ist die persönliche Vorsprache der Person erforderlich, deren Unterschrift oder Handzeichen beglaubigt werden soll.

Bei der Unterschriftsbeglaubigung wird im Prinzip nur die Identität des Unterschreibenden geprüft und bestätigt. Eine Belehrung über die Bedeutung und Konsequenzen der Erklärung erfolgt nicht. Allerdings ist der Konsularbeamte verpflichtet, sich - in der Regel durch ein kurzes Gespräch - zu vergewissern, dass dem Unterzeichner bewusst ist, was er unterschreibt. Die Auslandsvertretung kann dazu weder Übersetzungen anfertigen noch ad hoc eine mündliche Übersetzung der vorgelegten Erklärung in die chinesische Sprache vornehmen. Sind Verständigungsprobleme zu befürchten, die zu einer Ablehnung der Beglaubigung führen könnten, wird empfohlen, eine chinesische Übersetzung der Erklärung, die in der Auslandsvertretung unterschrieben werden soll, mitzubringen.

Die Gebühr für eine Unterschriftsbeglaubigung beträgt ca. 520 HKD.

Für die Unterschriftsbeglaubigung legen Sie bitte die folgenden Unterlagen vor:

1. Die zu unterzeichnende Erklärung und ggf. eine chinesische Übersetzung davon
2. Bei Genehmigungserklärungen ist eine Kopie des zu genehmigenden Vertrags, bei Handelsregistereinträgen Kopien der entsprechenden Beschlüsse der Gesellschaft oder der notariellen Gründungsurkunde
3. Ihren gültigen Reisepass oder deutschen Personalausweis

Beispiele für Unterschriftsbeglaubigungen, die bei den Auslandsvertretungen anfallen:

• Genehmigungserklärung: Erklärung, mit der eine Person, die beim Abschluss eines Vertrags in Deutschland vertreten wurde, den Vertrag im Nachhinein genehmigt
• Vollmachten, in denen sich der Vollmachtgeber nicht unwiderruflich bindet
• Anträge zu Handelsregistereinträgen
• Beantragung eines Führungszeugnisses
• Erklärung zur Ausschlagung einer Erbschaft

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Besonderheit bei Handelsregisteranmeldungen mit Belehrung von Geschäftsführern:

Die Auslandsvertretungen können erforderliche Belehrungen zukünftiger Geschäftsführer nur in deutscher Sprache durchführen. Bei Beteiligten, die kein Deutsch sprechen, hat sich die Möglichkeit der separaten schriftlichen Belehrung, vorbereitet durch einen deutschen Notar mit chinesischer Übersetzung bewährt. Anschriften von vereidigten Übersetzern in Deutschland können über die Übersetzerdatenbank der Landesjustizverwaltungen abgerufen werden.

Die Unterschrift unter der Belehrung kann in den Auslandsvertretungen beglaubigt werden.

Identitätsprüfung/Beglaubigung von Unterschriften für Bankgeschäfte:

Nach einer Änderung des Geldwäschebekämpfungsgesetzes (GWG) sind die deutschen Auslandsvertretungen nicht befugt, eine Identitätsprüfung oder Unterschriftsbeglaubigung für Kontoeröffnungen, Kreditvergaben und vergleichbare Bankangelegenheiten vorzunehmen.

Eine Sonderregelung gilt für Sperrkonten visumspflichtiger ausländischer Studierender, wenn die Eröffnung eines Sperrkontos für den Nachweis der Lebensunterhaltskosten im Visumverfahren erforderlich ist. Dies ist die einzige Ausnahme.

Beurkundungen

Konsularbeamte im Ausland beurkunden nur, soweit dies notwendig ist, d. h. wenn gesetzliche Beurkundungspflichten für den deutschen Rechtsverkehr vorliegen. Sie treten dabei nicht in Konkurrenz zu den deutschen Notaren. Die Niederschrift, die vom Konsularbeamten bei einer Beurkundung erstellt wird, steht der Urkunde eines deutschen Notars gleich.

Wichtiger Hinweis:

Nicht jede in Deutschland mögliche Beurkundung kann von einem Konsularbeamten im Ausland vorgenommen werden. Konsularbeamte handeln nach pflichtgemäßem Ermessen. Sie sind im Gegensatz zu einem Notar in Deutschland nicht zur Beurkundung verpflichtet. Bitte sprechen Sie daher im Vorhinein mit uns ab, ob und ggf. wann die von Ihnen gewünschte Beurkundung erfolgen kann und welche Unterlagen dafür benötigt werden.

Beispiele für Beurkundungen, die regelmäßig in den Auslandsvertretungen vorgenommen werden:

• Vaterschaftsanerkennungen und Zustimmungserklärungen
• Unterhaltsverpflichtungen
• Erbscheinsanträge für deutsche Nachlassgerichte
• eidesstattliche Versicherungen von deutschen Staatsangehörigen zum Familienstand zur Vorlage bei deutschen Standesämtern (wird in einigen Fällen für das Ehefähigkeitszeugnis oder die Eheschließung benötigt).

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Terminbuchung bitte erst vornehmen, wenn Sie Ihr Anliegen vorab unter info@hongkong.diplo.de geklärt haben.